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CONCILIAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA COM O CONTROLE DE ESTOQUES CONCILIATION OF CASH FLOW WITH INVENTORY CONTROL

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CONCILIAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA COM O CONTROLE DE ESTOQUES CONCILIATION OF CASH FLOW WITH INVENTORY CONTROL Fernanda Furio Crivellaro Tamiris Gabrielli Augusto
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CONCILIAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA COM O CONTROLE DE ESTOQUES CONCILIATION OF CASH FLOW WITH INVENTORY CONTROL Fernanda Furio Crivellaro Tamiris Gabrielli Augusto Graduandas em Ciências Contábeis UNISALESIANO Lins Prof. Me. Ricardo Yoshio Horita UNISALESIANO Lins Profª. Ma. Heloisa Helena Rovery da Silva UNISALESIANO Lins RESUMO Observando o desenvolvimento do mercado, os gestores procuram por mecanismos que os auxiliem nos processos de tomadas de decisão com a finalidade de minimizar seus riscos e aperfeiçoar sua administração de forma a torná-la mais segura e eficaz. Neste contexto, o presente trabalho almeja analisar se, conciliar as informações obtidas através de dois importantes instrumentos gerenciais, o fluxo de caixa e a gestão de estoques, seria uma alternativa adequada para constatar qual o melhor momento para a reposição dos estoques apurando se há ou não alto investimento neste item do ativo, já que, com tais ferramentas torna-se possível visualizar os momentos em que há insuficiência ou sobras de caixa, relacionando ao período de reposição, o respectivo volume de compras e, desta forma, equilibrar os níveis ideais destes dois ativos. Por fim, a pesquisa evidencia, através do controle em planilhas eletrônicas, a importância de se sincronizar tais elementos para a melhor administração das atividades empresariais e consequentemente na contribuição para as tomadas de decisão. Palavras-chave: Caixa. Conciliação. Controle de estoques. Fluxo de caixa. ABSTRACT Observing the development of the market, managers look for mechanisms that help in the processes of decision making in order to minimize their risk and improve their administration in order to make it safer and more effective. In this context, this paper aims to examine whether, conciliate information obtained through two important management instruments, cash flow and inventory management, would be a suitable alternative to realize the best time for stock replenishment ascertaining whether there is or there is not too much investment in this asset item, since with such tools becomes possible to view the times when there is insufficient or cash surplus, relating to the replenishment period and the respective volume of purchases, and thus balance optimal levels of these two assets. Finally, the research shows, by controlling spreadsheets, the importance of these elements synchronize for better management of business activities, and therefore the contribution to decision making. Keywords: Cash. Conciliation. Inventory control. Cash flow. INTRODUÇÃO - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de Empresas saudáveis geram lucros e estão em contínuo crescimento, mas garantir essa saúde não é tão simples. Diante de um cenário formado pela competitividade, crescimento e instabilidade, os gestores buscam por ferramentas que tenham maior eficiência na gestão de seus recursos, com intuito de diminuir os riscos nas tomadas de decisão. Desta forma, torna-se crucial unir informações e setores da organização para facilitar a análise dos processos empresariais. Em meio à existência de vários mecanismos disponíveis, duas ferramentas devem ser consideradas tendo em vista sua grande importância na administração de uma empresa: o fluxo de caixa e o controle de estoques. O fluxo de caixa é considerado peça imprescindível, tanto para perceber a necessidade de recursos quanto para saber o momento certo de investir, assumindo um papel significante no planejamento financeiro das empresas. Já o estoque é um dos ativos importantes do capital circulante e para a posição financeira das empresas, portanto, um controle de estoque organizado é essencial para que não haja desperdícios de recursos. Portanto, o objetivo deste trabalho foi elaborar um estudo para detectar a importância das informações obtidas através do gerenciamento do Fluxo de Caixa e dos estoques com intuito de definir a melhor forma para a realização da reposição dos estoques da empresa. Para atingir tal escopo, este estudo foi subsidiado por pesquisa bibliográfica que permitirá abordar os conceitos, métodos e formas de controle do Fluxo de Caixa e dos estoques, e um estudo de caso na empresa Armazém da Construção de Lins. 1 REFERENCIAL TEÓRICO 1.1 Fluxo de Caixa Os demonstrativos financeiros, segundo Groppelli; Nikbakht (2006), auxiliam os administradores a tomar decisões envolvendo o melhor uso do caixa, a realização de operações eficientes, a melhor alocação de fundos entre ativos e o financiamento eficaz de operações e de investimentos. Campos (2008) define o fluxo de caixa como um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações financeiras, entradas e saídas de - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de valores monetários de um dado período, podendo ser diário, semanal, mensal, etc. Goldratt; Cox (apud CAMPOS FILHO, 1999, p. 21) afirmam que, o péssimo fluxo de caixa é o que acaba com a maioria das empresas que fracassam comprometendo a sua sobrevivência. O fluxo de caixa é composto de dados, que representam as movimentações dos recursos disponíveis na organização, dados estes proveniente, entre outros, de vendas e despesas. Zdanowicz (2004) cita que, planejar e controlar os recursos financeiros da empresa em termos de ingresso e desembolso de caixa, como também, empregar da melhor forma possível os recursos financeiros disponíveis na empresa evitando que fiquem ociosos e estudando antecipadamente a melhor aplicação, o prazo e a segurança dos mesmos são alguns dos principais objetivos do fluxo de caixa. De acordo com Araújo; Holanda; Uchôa (2004), entre os principais requisitos para a implantação do fluxo de caixa estão: o apoio de cúpula diretiva da empresa; a integração dos diversos setores e/ou departamentos da empresa ao sistema do fluxo de caixa, entre outros. A utilização do Fluxo de Caixa é um importante instrumento para avaliar com antecedência os efeitos das tomadas de decisões que tenham impacto financeiro na empresa. Assaf Neto; Silva (2012), completam explicando que o Fluxo de Caixa não deve ser visto como uma preocupação única do setor financeiro, mas deve ter o comprometimento de todos os setores da organização com os resultados líquidos do caixa. No setor de compras, por exemplo, devem-se considerar mudanças na política de compras. Exemplificando, em relação aos prazos de pagamentos, devem ser analisadas de maneira ajustada com os saldos disponíveis em caixa, buscando a sincronização com o Fluxo de Caixa e o setor de compras. O Fluxo de Caixa pode apresentar muitas vantagens à empresa que o utiliza como ferramenta de planejamento; um instrumento que permite a verificação das situações presentes e futuras da movimentação do caixa da empresa, posicionandoa para que não chegue a situações de não-liquidez, com o cuidado de que não haja excessos monetários em caixa, e, se houver, deverão ser devidamente aplicados. (MATARAZZO, 2003) Sá (2014), destaca como outra vantagem do Fluxo de Caixa, o fato do mesmo auxiliar a enxergar a realidade de seu negócio, já que o caixa não está sujeito a - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de interpretações, ou seja, apenas registra as movimentações efetivas de entradas e saídas de recursos, reproduzindo um retrato sem distorções da realidade da empresa. Porém, Gropelli; Nikbakht (2006) citam que, este demonstrativo apesar de importante por esclarecer algumas distorções dos relatórios do resultado e do balanço decorrentes de práticas contábeis, está sujeito a várias deficiências por existir algumas atividades que não estão presentes na elaboração do mesmo. Percebe-se, portanto, a importância da conciliação das demonstrações contábeis, onde juntas se completam, oferecendo ao gestor uma maior segurança em suas tomadas de decisão. De acordo com Padoveze (2006), o fluxo de caixa tem duas apresentações básicas, o método indireto e o método direto, onde o método indireto evidencia a movimentação do saldo de caixa, partindo da geração de caixa mediante a demonstração de resultado e das variações dos elementos patrimoniais do balanço que geram ou necessitam de caixa; e o método direto evidencia a movimentação do saldo de caixa, coletando informações das entradas e saídas das contas de disponibilidades: caixa, banco e aplicações financeiras. Adduci; Soares (2008) identificam que, a Demonstração de Fluxo de Caixa é classificada por atividades em três categorias: a) atividades operacionais: referem-se aquelas operações que envolvem produção e venda de produtos, ou prestação de serviços. Este grupo pode ser uma ferramenta de análise da atividade que gera maior caixa operacional, quando comparado com outros períodos; b) atividades de financiamento: relacionadas com a obtenção de empréstimos a curto e longo prazo, a emissão de ações representativas do capital e ao pagamento de dividendos aos acionistas; c) atividades de investimentos: fluxos de caixa associados com a compra e venda de ativos imobilizados, participações societárias. 1.2 Estoques Os estoques representam, segundo Tófoli (2012), os bens físicos adquiridos pela entidade que são mantidos em função de utilização futura à espera de venda, - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de produção ou consumo próprio. Assaf Neto; Lima (2011) e Pozo (2008) exemplificam, como pertencentes aos itens dos estoques, o conjunto de matéria-prima, produtos em fabricação, produtos acabados, mercadorias para revenda, almoxarifados, assim como também materiais auxiliares, materiais de manutenção, materiais de escritório, materiais de embalagem, entre outros. Machado (2004) evidencia que, os estoques representam uma parcela significativa do ativo circulante da empresa e, deste modo, influenciam diretamente nas decisões financeiras da mesma, o que exige que haja uma maior atenção em sua administração, planejamento e controle. Seguindo o mesmo raciocínio, Martins; Campos (2006) mencionam que, toda empresa deve definir como administrar seus estoques, determinando uma política a ser seguida e um modelo de gestão de estoques adequado, de forma a minimizar os custos que os envolve e atender prontamente à demanda do mercado, trazendo assim, vantagem competitiva para a organização. Por sua vez, Assaf Neto; Lima (2011) reforçam que, para melhorar a rentabilidade e a liquidez, a organização deve lidar com questões que requerem certa atenção, como por exemplo, definir qual o montante da aplicação a ser feita e a época ideal para a aquisição de mercadorias a serem estocadas a fim de atender às vendas e aos possíveis imprevistos. Assaf Neto; Silva (2012 p. 197) afirmam que: a decisão de quando e quanto comprar é uma das mais importantes a serem tomadas na gestão de estoques. Por fim, Martins; Campos (2006) asseguram que, uma eficaz gestão de estoques constitui-se de uma série de técnicas e ações que precisam ser estudadas e adequadamente empregadas, a fim de possibilitar ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem planejados, manuseados, utilizados e controlados. Pelo fato de as mercadorias serem adquiridas em momentos diferentes e conseqüentemente a preços distintos, como forma de controle da gestão, se faz necessário empregar critérios para avaliar o valor do estoque e definir o custo de saída destes produtos. São utilizados modelos de avaliação realizados por meio de inventários, os quais, segundo Padoveze (2004), podem ser classificados em: Inventário físico, representado pela contagem física dos bens no encerramento do exercício; Inventário periódico, onde são desempenhadas contagens físicas - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de periódicas dos itens; e Inventário permanente, onde há a realização do controle contínuo das entradas e saídas de mercadorias. No Sistema de Inventário Permanente, são empregados os critérios de avaliação mais conhecidos como: PEPS, UEPS e Custo Médio Ponderado. De acordo com Silva (2007), definir qual método de avaliação usar, depende de múltiplos fatores, inclusive de como a empresa é administrada, de qual o objetivo do negócio e principalmente de como a economia do país influenciará nos efeitos, especialmente porque cada critério separadamente interfere no resultado do exercício de maneira diferente. O planejamento e controle dos itens estocados é fundamental para uma adequada administração de materiais [...] (MACHADO, 2004 p.123). Os materiais imobilizados em estoque são onerosos e têm custos muito elevados para uma empresa. Diante disto, Pozo (2008, p.43) afirma que, é preciso dimensionar adequadamente as necessidades de estoques em relação à demanda, às oscilações de mercado, às negociações com os fornecedores e à satisfação do cliente, otimizando-se os recursos disponíveis e minimizando os estoques e custos. Neste aspecto Assaf Neto; Silva (2012) reforçam que, a decisão de estabelecer o prazo de estocagem, a quantidade a ser comprada faz parte das decisões de investimento a ser adotada pelo gestor. É exatamente para se precaver das incertezas da demanda, deve-se realizar um bom planejamento de estoques, para o qual, inicialmente, faz-se necessário estabelecer os objetivos, analisando os custos e o nível de serviço. Há várias espécies de custos que compõem os estoques, entre eles Pozo (2008) evidencia, como os mais importantes em sua formação: Custo de pedido, referente a todos os gastos fixos e variáveis decorrentes da necessidade de adquirir produtos; Custo de manutenção, compreendendo todas as despesas empregadas para manter os produtos estocados e o Custo por falta de estoque, o qual a empresa terá de arcar diante de um atraso na entrega ou cancelamento da venda por falta do estoque. Considerando o nível de serviço, Pozo (2008) exemplifica que, este conceito visa atender às necessidades dos clientes, avaliando o nível de estoques para atender a qualquer solicitação do mercado. Os estoques devem ter seus níveis fixados em: estoque mínimo, a quantidade mínima em estoque permitida, tal que ao - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de ser atingida este nível deve-se providenciar os pedidos de reposição; estoque de segurança, quantidade reserva de produtos que se deve manter para o caso de possíveis imprevistos no momento da reposição; e estoque máximo, a quantidade máxima de uma mercadoria que se deve estocar. Faz-se necessário considerar também, em relação aos controles de estoques, analisar os prazos de recebimento de vendas, de pagamento de compras e de renovação de estoques. Podem ser utilizados métodos para verificar como o planejamento e a gestão de estoques caminham. Dentre essas medidas, Pozo (2008) exemplifica que, pode ser feito o cálculo do Retorno de Capital, que avalia o retorno sobre o capital total empregado; a análise do índice do Giro de estoques, que mede a liquidez do estoque de uma organização, definindo quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque girou. Deve-se considerar, por fim, que os estoques são regulamentados, no âmbito brasileiro, por orientações e normas, pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis ESTUDO DE CASO Combinar as informações contidas no controle de estoque e no fluxo de caixa para o gerenciamento operacional da atividade comercial pode auxiliar na definição do melhor momento para a reposição dos estoques diminuindo o risco de não haver recursos disponíveis no caixa no momento do pagamento de seus fornecedores; o volume de compras e priorizar os produtos que devem ser repostos para que não haja ruptura de estoques. Na empresa avaliada identificou-se uma falta de sincronia entre o setor de compras e o setor financeiro, sendo assim, foram elaboradas planilhas desenvolvidas através do levantamento de dados da movimentação de caixa e as compras realizadas pela empresa no mesmo período, lembrando que os demonstrativos apresentados não representam valores reais, o que não invalida o resultado alcançado. Elaborou-se o fluxo de caixa atual e diário da empresa, onde foi demonstrada a origem e aplicação das entradas e saídas de recursos financeiros de um - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de determinado período, possibilitando visualizar como estariam distribuídas as sobras de caixa dentro do mês para que fosse possível direcionar de forma eficiente a reposição de estoques. O fluxo de caixa foi assim elaborado. Quadro 1: Modelo da planilha do Fluxo de Caixa Junho/ /jun 02/jun 03/jun 04/jun 05/jun 06/jun 07/jun 08/jun 09/jun 10/jun Saldo inicial R$ 1.343,00 R$ 1.343,00 -R$ 1.895,61 R$ 490,33 R$ 1.597,32 -R$ 4.404,63 R$ 2.172,26 R$ 3.100,81 R$ 3.496,41 R$ 6.717,21 Vendas à vista R$ 1.058,70 R$ 1.141,95 R$ 439,30 R$ 1.339,70 R$ 5.739,00 R$ 587,40 R$ 395,60 R$ 6.735,00 Cheque R$ 84,00 R$ 963,00 A receber R$ 4.104,55 R$ 195,84 R$ 481,40 R$ 93,15 R$ 304,15 R$ 341,15 R$ 10,00 R$ 4.559,86 Cartão R$ 2.021,37 R$ 1.121,79 R$ 204,40 R$ 581,10 R$ 467,18 R$ 2.240,87 R$ 1.028,66 Outros Total entradas R$ - R$ 7.184,62 R$ 2.459,58 R$ 1.125,10 R$ 2.013,95 R$ 6.594,33 R$ 928,55 R$ 395,60 R$ 8.985,87 R$ 6.551,52 Atividades operacional R$ - R$ ,23 R$ 73,64 R$ 18,11 R$ 8.015,90 R$ 17,44 R$ - R$ - R$ 5.765,07 R$ 933,85 Fornecedores R$ 1.226,28 R$ 6.374,75 R$ 5.240,12 R$ 838,71 Fretes R$ 390,00 R$ 480,00 R$ 80,98 Água e luz R$ 362,07 Telefone e internet Vivo Associação Com. R$ 38,40 Propaganda R$ 300,00 Sistema Combustível Taxas bancárias R$ 46,90 R$ 11,33 R$ 3,82 R$ 3,82 R$ 7,64 Taxa do cartão R$ 79,29 R$ 26,74 R$ 6,78 R$ 20,34 R$ 17,44 R$ 78,08 R$ 38,17 Aluguel máq. Cielo R$ 32,90 Mat. de consumo Compras de equip. Salários R$ 6.620,41 Cesta básica R$ 570,00 Pró-labore R$ 600,00 Férias/13º salário Senha alarmes Contador R$ 665,00 Limpeza R$ 80,00 Telecheque Seguro caminhão Seguro courier Licenciamento Courier Seguro loja Aluguel terreno Despesas com Imóvel R$ 192,25 Outras despesas R$ 28,00 Impostos e taxas FGTS R$ 770,59 Sind. Cond. Veic. R$ 16,43 Sindical Urbana ICMS Cont. Confederativa Simples nacional GPS IRRF IPTU LOJA IPTU Terreno IPVA Courier Outros impostos Atividades de financiamento Cartao BNDES Total saídas R$ - R$ ,23 R$ 73,64 R$ 18,11 R$ 8.015,90 R$ 17,44 R$ - R$ - R$ 5.765,07 R$ 933,85 Saldo final diário R$ - -R$ 3.238,61 R$ 2.385,94 R$ 1.106,99 -R$ 6.001,95 R$ 6.576,89 R$ 928,55 R$ 395,60 R$ 3.220,80 R$ 5.617,67 Saldo Acumulado R$ 1.343,00 -R$ 1.895,61 R$ 490,33 R$ 1.597,32 -R$ 4.404,63 R$ 2.172,26 R$ 3.100,81 R$ 3.496,41 R$ 6.717,21 R$ ,88 Fonte: Elaborado pelas autoras, Em um primeiro momento, observou-se a movimentação de três meses - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 5., n.11, jul/dez de consecutivos: junho, julho e agosto de Realizou-se uma análise mensal, diária e também em três intervalos de 10 dias cada um, considerando os intervalos entre o dia 01 ao dia 10, de 11 a 20 e de 21 a 30/31. Procurou-se detectar se havia um período de maior centralização de recebimento de vendas para concentrar os pagamentos de fornecedores neste período. A seguir demonstram-se as entradas e saídas totais dos meses em questão, já distribuídos nos intervalos citados. Quadro 2 Síntese do fluxo de caixa mensal por intervalo de dias Entradas ENTRADAS Dia Dia Dia TOTAL JUNHO R$ ,12 R$ ,20 R$ ,56 R$ ,88 JULHO R$ ,13 R$ ,70 R$ ,52 R$ ,35 AGOSTO R$ ,33 R$ ,99 R$ ,85 R$ ,17 Fonte: Elaborado pelas autoras, Quadro 3 - Síntese do fluxo de caixa mensal por intervalo de dias Saídas SAÍDAS Dia Dia Dia TOTAL JUNHO R$ ,24 R$ ,21 R$ ,79 R$ ,24 JULHO R$ ,27 R$ ,30 R$ ,10 R$ ,67 AGOSTO R$ ,20 R$ ,24 R$ ,95 R$ ,39 Fonte: Elaborado pelas autoras, Desta forma, puderam-se observar os períodos de maior concentração de entradas e saídas nos respectivos meses. Deve-se ponderar que, por informações da empresa analisada, houve uma compra e venda atípica ocorrida no segundo período de julho, o que elevou de forma considerável a movimentação neste período. Através destes períodos analisados, notou-se que não havia uma lógica específica, ou seja, não existe um período específico de pico para vincular a
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